Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем приказ по обновленным правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Разновидности приказов
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Распорядительные документы: приказ
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.
Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты:
- наименование организации,
- наименование вида документа(ПРИКАЗ),
- дату (12.01.2021),
- регистрационный номер,
- место составления,
- заголовок к тексту,
- текст,
- подпись.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.
По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа «ПРИКАЗЫВАЮ».
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:
- нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;
- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Например:
В целях совершенствования документационного обеспечения управления организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
В соответствии с приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 125 «О повышении исполнительской дисциплины»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.
Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Можно указать и обобщённо, например: директорам институтов, руководителям структурных подразделений.
Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.
Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:
- поручение;
- исполнитель (исполнители);
- срок исполнения поручения.
Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.
Например:
- Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».
В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.
Например:
- Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.
Например:
ПРИКАЗ
04.03.2021 № 3
Красноярск
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства.
- Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2021 ответственный: специалист Петрова А.А.
- Руководствоваться всем руководителям структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Распорядительные документы: распоряжение
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем руководителя, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.
Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.
Например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ
14.05.2021 № 12
Красноярск
О проведении конкурса рисунков
«Охрана труда глазами детей»
В связи с решением Агентства труда и занятости населения….от 20.04.2021 о проведении конкурса рисунков «Охрана труда глазами детей»
ОБЯЗЫВАЮ:
- Провести конкурс рисунков «Охрана труда глазами детей». Ответственный Тихомирова В.И, срок – 25.05.2021.
- Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.
Как зарегистрировать приказ, и где он будет находиться
Каждому приказу, как и любому другому документу, в организации дают определенный номер, который указывается в документообороте. Обычно это номер с использованием каких-либо буквенных символов.
Все приказы регистрируются и попадают в специальные хранилища – журналы. Можно выделить два вида журналов: те, которые фиксируют моменты по основной деятельности, и те, которые фиксируют приказы индивидуальные, касающиеся отдельных ситуаций с сотрудниками. В журналах все приказы находятся в хронологическом порядке, то есть, по порядку, соответственно, номер указывается последовательно с каждым новым приказом. Это полезно с точки зрения контроля за документооборотом – благодаря такому учету нельзя будет незаметно изъять приказ или «под шумок» внести новый.
В силу того, что журналы физические, бумажные, они имеют свойство заканчиваться. После того, как это случилось, журнал архивируют (ставят период выпуска приказов на ребре обложки) и заводят новый.
С какими ошибками в оформлении приказа сталкиваются чаще всего
Основных ошибок — семь:
- Первая ошибка – игнорирование единой формы оформления приказа.
- Вторая ошибка – ошибки в заполнении информации (контактные данные, реквизиты и так далее).
- Третья ошибка – размытые формулировки распоряжения.
- Четвертая ошибка – визирование человеком, не относящимся к приказу и к выполнению распоряжения.
- Пятая ошибка – отсутствие визы ответственного лица.
- Шестая ошибка – отсутствие подписей заинтересованных лиц.
- Седьмая ошибка – отсутствие ссылок на законодательное основание для принятия кадрового решения.
Законодательство на сегодняшний день не предусматривает обязательно формы для составления приказа об утверждении ПВТР. Разработкой бланка занимаются сотрудники организаций самостоятельно в свободной форме. Руководитель компании, как правило, не занимается этим лично и поручает задачу кому-то из своих подчинённых. Так как для этого не требуется каких-то специфических навыков, заняться составлением приказа может любой сотрудник. Обычно этим занимается секретарь или кадровик организации. Директор получает на подпись уже полностью готовый вариант.
Исполнить распоряжение рекомендуется в машинописном варианте при помощи компьютерных средств, не прибегая к шариковой ручке. Составленный на компьютере документ следует распечатать. Физическая копия понадобится для подписания.
Как правильно оформить приказ по ГОСТу
» Приказ – это распорядительный акт, отражает решение руководителя, связанные с деятельностью учреждения или кадровыми расстановками.
Распорядительная документация делится на три большие группы:
- кадровые – отражают решения по работе подчиненных, вопросы кадрового учета (о в штат);
- по административным вопросам – регулируют организационную структуру, касаются деятельности предприятия (указание об ).
- приказы по основной деятельности связаны с производственным процессом (например, о закупке материалов);
ВНИМАНИЕ! Неправильно оформленное указание служит причиной для признания акта недействительным.
Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016. В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:
- формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
- поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.
- допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
- междустрочный интервал – 1-1,5;
- абзацный отступ – 1,25 см;
Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.
ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:
- Номер регистрации в записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
- Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
- Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2023) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2023 г.).
- Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
- Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
- Наименование акта, должность и полное имя автора.
- Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
- Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
- Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.
- Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
Распорядительный акт может содержать и другие реквизиты: гриф согласования, гриф утверждения, виза ответственного лица, резолюция об отправлении документа в дело и др.
ВАЖНО! В указаниях по личному составу выделяется отдельная строка «Ознакомлены», под ней прописывают Ф. И. О. и должности сотрудников.
Есть место для подписей. В тексте распоряжения выделяются:
- преамбула – обоснование издания акта (например, ссылка на законодательные нормы);
- распорядительная часть содержит принятое решение, в ней указываются ответственные лица, а также срок
Основные положения приказа 772н
Работодатель, согласно ст. 212 ТК РФ (с 1 марта 2022 г. — ст. 214), обязан обеспечить безопасные условия труда и соответствие каждого рабочего места государственным нормативным требованиям охраны труда. Для этого он, в числе прочих мероприятий, разрабатывает:
- Правила (стандарты) по охране труда. Локальные нормативные акты определяют требования к безопасности эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, организации и проведения работ, транспортировки, хранения материалов и др. Правила содержат те мероприятия, которые выполняет работодатель.
- Инструкции по охране труда. Локальные нормативные акты содержат требования по безопасному выполнению работ работниками.
Где и как долго хранить инструкции по охране труда?
Места хранения ИОТ руководитель предприятия определяет самостоятельно, с учетом их доступности для работников, а также своих технических и финансовых возможностей. Бумажные оригиналы ИОТ хранят как правило:
- в службе охраны труда (у специалиста по охране труда) — 1 экз.;
- у руководителя структурного подразделения — разработчика;
- в архиве — отмененные инструкции.
Копии ИОТ направляют во все структурные подразделения, работников которых нужно ознакомить с их требованиями. Ответственность за информирование персонала возлагают на руководителей.
Срок хранения отмененных ИОТ определяют по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно п. 8 и 19а) Перечня типовых управленческих документов…, корпоративные инструкции и приказы об их утверждении хранят «постоянно»:
- не менее 10 лет в организациях, которые не отдают документы в госархивы;
- в определенные руководителем сроки до передачи в государственный или муниципальный архив.
На что обратить внимание при составлении распоряжения
На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии. При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:
- Распоряжению обязательно следует
- присвоить номер,
- поставить дату его создания,
- написать наименование организации.
- Далее в документе нужно указать
- обоснование или основание для его формирования,
- обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
- задачи, которые перед ними стоят,
- сроки их решения.
- Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).
Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.
Секрет высокого балла на ЕГЭ по русскому языку не в том, чтобы найти и запомнить готовые сочинения, а в том, чтобы научиться легко и быстро составлять рассуждения на любую из актуальных тем.
Среди основных проблем, поднимаемых в текстах ФИПИ 2022 года, представлены такие направления:
- Взаимоотношения поколений (отцы и дети).
- Историческая память поколений.
- Роль детства в становлении личности и нравственных ориентиров человека.
- Жертвенность материнской любви.
- Роль классической литературы в духовном развитии современного общества.
- Сложность и противоречивость поступков людей.
- Смысл жизни и ценности человека.
- Человеческое благородство.
- Честь и достоинство.
- Патриотизм.
- Очищающая сила искусства.
- Отношения человека с окружающими.
- Восприятие человека окружающими.
- Сострадание к окружающим.
- Одиночество.
- Человек и искусство.
- Отношение людей к войне.
- Человек и мир природы.
- Бережное отношение к языку.
- Человек и власть, которой он наделен.
Образец распоряжения руководителя
18097 Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него. Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях. ФАЙЛЫ Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы.
Однако такой вариант — не самое лучшее решение.
Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.
Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать. Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями. Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п.
Однако есть между ними и различия:
- Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
- Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.
Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
Изменение нормативного регулирования
С 01.03.2022 действует новая редакция ТК РФ (Изменения внесены Федеральным законом от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ). Изменения коснулись многих статей Х раздела и в том числе определений ст.209 ТК РФ. Сравним, как трактуется понятие “требования охраны труда” до и после 1 марта 2022 года.
(ст. 209 до 1.03.2022) | (ст. 209 с 1.03.2022) |
Требования охраны труда – государственные нормативные требования охраны труда, в том числе стандарты безопасности труда, а также требования охраны труда, установленные правилами и инструкциями по охране труда. | Требования охраны труда – государственные нормативные требования охраны труда, а также требования охраны труда, установленные локальными нормативными актами работодателя, в том числе правилами (стандартами) организации и инструкциями по охране труда. |